Schade aan je bedrijfsbus kost meer dan alleen de reparatie

Voor veel ondernemers is een bedrijfsbus veel meer dan een vervoermiddel. Het is een rijdende gereedschapskist, magazijn en werkplek in één. Zeker voor installateurs, aannemers, monteurs en andere ondernemers die dagelijks op locatie werken, is de bus onmisbaar. Valt deze door schade tijdelijk uit, dan ontstaat er daarom al snel een probleem dat verder gaat dan een rekening van het schadeherstelbedrijf. Afspraken moeten worden verplaatst, medewerkers kunnen niet verder en soms moet op korte termijn vervangend vervoer worden geregeld. Wie de financiële impact van autoschade wil inschatten, doet er dan ook goed aan naar het volledige plaatje te kijken.

De echte kosten van schade lopen al snel verder op
Bij schade aan een bedrijfsbus zijn de reparatiekosten het meest zichtbaar. Een beschadigde bumper, kapotte spiegel of flinke deuk heeft een concrete prijs. Maar voor een ondernemer kunnen de indirecte kosten minstens zo belangrijk zijn.

Stel dat een installatiebedrijf een bus enkele werkdagen kwijt is. De monteur die normaal met die bus op pad gaat, moet nog steeds worden betaald. Tegelijkertijd moet het bedrijf bepalen hoe geplande opdrachten kunnen doorgaan. Is er geen andere bedrijfswagen beschikbaar, dan kan een huurauto nodig zijn. Die moet bovendien geschikt zijn voor het werk en voldoende ruimte hebben voor materiaal en gereedschap.

Daar kunnen andere kosten bovenop komen, zoals:

• gemiste of uitgestelde opdrachten;
• extra huur- en vervoerskosten;
• uren die verloren gaan aan het regelen en afhandelen van de schade;
• vertraging bij andere projecten;
• extra ritten om materiaal en gereedschap over te brengen;
• mogelijke gevolgen voor afspraken met klanten.

De precieze schade verschilt sterk per onderneming. Een bus die een dag niet beschikbaar is bij een bedrijf met tien voertuigen heeft waarschijnlijk een andere impact dan bij een zzp’er die volledig van één bestelauto afhankelijk is.

Vooral voor kleine ondernemers kan stilstand hard aankomen
Hoe belangrijk een bedrijfsbus is, wordt vaak pas echt duidelijk wanneer deze niet beschikbaar is. Bij een kantoorfunctie is thuiswerken soms een alternatief als vervoer uitvalt. Een loodgieter, timmerman of servicemonteur kan zijn werkzaamheden doorgaans niet op dezelfde manier verplaatsen.

Vooral ondernemers met één of enkele bedrijfswagens zijn kwetsbaar. Zij hebben minder mogelijkheden om voertuigen onderling te wisselen. Bovendien is een bestelauto vaak specifiek voor het werk ingericht. Denk aan stellingen, opbergvakken, machines en ander materiaal dat dagelijks nodig is. Een willekeurige huurauto is dan niet automatisch een volwaardige vervanger. Zelfs wanneer er snel vervangend vervoer beschikbaar is, kost het tijd om materiaal over te laden en de planning opnieuw in te richten.

Breng vooraf in kaart wat één dag stilstand je bedrijf kost
Ondernemers zijn gewend om te rekenen aan uurtarieven, materiaalprijzen en marges, maar de kosten van een stilstaande bedrijfswagen zijn lang niet altijd bekend. Toch is het nuttig om daar vooraf een eenvoudige berekening voor te maken.

Begin bijvoorbeeld met de gemiddelde omzet die direct samenhangt met de werkzaamheden waarvoor de bestelauto nodig is. Kijk vervolgens welke kosten blijven doorlopen als de bus niet kan rijden. Denk aan loon, leasekosten en andere vaste lasten. Tel daar de mogelijke kosten van vervangend vervoer en extra logistiek bij op.

Het is daarbij verstandig onderscheid te maken tussen omzet en daadwerkelijk financieel verlies. Een afspraak die één dag wordt uitgesteld maar later alsnog wordt uitgevoerd, betekent niet automatisch dat de volledige omzet verloren is. Wanneer de vertraging ervoor zorgt dat een nieuwe opdracht niet meer in de planning past, kan er wél sprake zijn van gemiste omzet.

Een eenvoudige risicoanalyse kan daarom uit vier vragen bestaan:

• Hoeveel omzet hangt gemiddeld per werkdag samen met deze bedrijfsbus?
• Welke kosten lopen tijdens stilstand gewoon door?
• Hoe snel kan geschikt vervangend vervoer worden geregeld?
• Hoe lang kan de onderneming uitval opvangen voordat klanten of andere opdrachten er last van krijgen?
• Door deze vragen voor een schadegeval te beantwoorden, wordt duidelijker hoe groot het bedrijfsrisico werkelijk is.

Met preventieve maatregelen verklein je de kans op schade en uitval
Niet iedere schade is te voorkomen. Ondernemers kunnen de kans op problemen en langdurige uitval echter wel verkleinen. Goed onderhoud is daarvoor een logisch vertrekpunt. Banden, verlichting, remmen en andere belangrijke onderdelen verdienen extra aandacht bij voertuigen die dagelijks veel kilometers maken.

Daarnaast helpt het om na te denken over praktische afspraken. Waar wordt de bus ’s avonds geparkeerd? Wie controleert schade? Wanneer wordt onderhoud ingepland? En wat gebeurt er wanneer een medewerker een defect of waarschuwingslampje constateert? Een korte procedure kan voorkomen dat kleine problemen blijven liggen totdat ze tot grotere uitval leiden.

Voor ondernemers die meerdere voertuigen hebben, kan het daarnaast zinvol zijn schades en incidenten bij te houden. Wanneer bijvoorbeeld blijkt dat parkeerschades opvallend vaak voorkomen, kan dat aanleiding zijn om parkeerafspraken of rijtraining onder de loep te nemen. Preventie wordt daarmee geen eenmalige actie, maar onderdeel van het dagelijkse wagenparkbeheer.

Denk ook na over wat er in de bedrijfsbus ligt
Bij het inschatten van de gevolgen van een incident is het belangrijk om niet uitsluitend naar het voertuig te kijken. In bedrijfsbussen liggen soms duizenden euro’s aan gereedschappen, machines en materialen. Een beschadigde of gestolen bus kan daardoor meerdere problemen tegelijk veroorzaken. Zelfs als het voertuig snel wordt gerepareerd of vervangen, kan een monteur weinig beginnen wanneer essentieel gereedschap ontbreekt.

Maak daarom een inventarisatie van kostbare spullen die standaard worden meegenomen. Noteer waar nodig serienummers en bewaar aankoopbewijzen op een centrale plek. Bekijk daarnaast welke beveiligingsmaatregelen passen bij het risico, zoals goed hang- en sluitwerk en een veilige parkeerlocatie.

Belangrijk is bovendien om niet automatisch aan te nemen dat alle spullen in de bus onder dezelfde verzekering vallen als het voertuig. Controleer vooraf welke dekking van toepassing is op gereedschap, voorraad en andere bedrijfseigendommen.

Kijk bij het verzekeren verder dan alleen naar de premie
Een bedrijfsbus die aan het verkeer deelneemt, moet verzekerd zijn. WA staat voor wettelijke aansprakelijkheid en heeft betrekking op schade die met het voertuig aan anderen wordt veroorzaakt. Voor ondernemers is de wettelijke minimumeis echter niet automatisch hetzelfde als de dekking die het beste bij hun situatie past. De waarde en leeftijd van de bestelauto, het aantal gereden kilometers en de mate waarin het bedrijf afhankelijk is van het voertuig kunnen allemaal meespelen.

Wie verschillende mogelijkheden voor een bestelautoverzekering bekijkt, kan daarom beter niet uitsluitend premies vergelijken. Kijk ook naar wat wel en niet verzekerd is en welke voorwaarden gelden. Denk bijvoorbeeld aan het eigen risico en de gekozen dekking voor schade aan het eigen voertuig.

Verzekeren neemt bovendien niet ieder bedrijfsrisico weg. Een verzekering kan bepaalde financiële gevolgen van schade opvangen, maar een gemiste afspraak, ontevreden klant of verstoorde personeelsplanning is daarmee niet automatisch opgelost. Juist daarom horen verzekeren, preventie en een plan voor vervangend vervoer bij elkaar.