Heb je jezelf ooit gerealiseerd hoeveel digitale rommel we met ons allen verzamelen in kantoren en -niet te vergeten- thuis? Al die vergeten e-mails, foto’s, verlopen documenten, whatsappberichten… En heb je ooit nagedacht wat dit alles kost aan beheer?
Wat je niet nodig hebt, hoef je niet op te slaan. Dat is de gedachte achter Digital Cleanup Day: hou grote schoonmaak op je computer, je tablet en je telefoon.
De site over het project, www.digitalcleanupday.org /, geeft voorbeelden hoe je hiermee als bedrijf aan de slag kunt gaan. Dat kan als volgt:
1. Bepaal wat rommel is en wat niet: soms moet je concepten bewaren om te herleiden hoe iets tot stand is gekomen. Dit vraagt kennis van de materie!
2. Breng in kaart waar je digitale rommel zich bevindt: kijk in je e-mails, je vervallen documenten: alles wat op je server staat en in je mailbox komt hiervoor in aanmerking.
3. Organiseer een digitaleschoonmaak. Leer je medewerkers wat digitale rommel is en doe het samen. Stimuleer om bestanden te schonen. Maak IT deelgenoot. Inventariseer wat er is, zodat je aan het eind van de dag kunt vertellen wat er geschoond is (ooit lukte het ons in een project om 100% data terug te brengen tot 60%, wat een jaarlijkse structurele besparing opleverde in een nieuw Cloudcontract van 4 ton).
4. Hou het idee om regelmatig te schonen levend:
• Als een project is afgerond: schoon het projectdossier op
• Als de bewaartermijn van het project is afgerond: vernietig het dossier volgens de voorschriften
• Organiseer je werkruimte en hou die netjes
• Kies je communicatiekanalen: welk kanaal is het meest effectief in welke situatie?• Werk systematisch, zorg voor voldoende focus.
• Leer je collega’s digitaal werken; wissel slimmigheden uit
• Systemen, nieuwsbrieven en andere digitale zaken die je niet gebruikt? Weg ermee.
Meer weten?
Ga naar de website van Zeeland Businesswww.zeelandbusiness.nl
Auteur: Ad van Heijst
Fotografie: ZBM
