Zaken doen met Vlaamse ondernemingen: dit moet je weten

Wie in Zeeland onderneemt, weet als geen ander dat samenwerken met Vlaamse ondernemingen veel kansen biedt. Je zit letterlijk dichtbij, de taal is niet geheel onbekend én er liggen volop kansen wat betreft handel en bedrijfsgroei. Toch werkt zakendoen met Vlaamse bedrijven net even anders dan je misschien gewend bent in Nederland.

Want: wie succesvol wil zijn over de grens moet anders zakendoen en oog hebben voor culturele verschillen, ook al grenzen de twee gebieden aan elkaar. Met de juiste voorbereiding kun je hier gelukkig veel voor terugkrijgen. In dit artikel lees je meer over wat je moet weten wanneer je zaken wilt doen met Vlaamse ondernemingen en wanneer het toch handig is om een professioneel Vlaams vertaalbureau in te schakelen.

Zakenrelatie heeft al goede basis door gedeelde mentaliteit en taal

Wat in ieder geval goed is om te realiseren, is dat er aardig wat voordelen zijn wanneer je als ondernemer in Zeeland besluit om met een Vlaams bedrijf in zee te gaan. Wat bijvoorbeeld al heel erg fijn is, is de gedeelde taal. Uiteraard hebben Vlamingen een iets ander accent en zijn er verschillen in cultuur op te merken, maar je kunt elkaar in ieder geval verstaan en begrijpen. Wel zijn er enkele subtiele verschillen waar je rekening mee moet houden.

Nederlanders staan bekend als een direct volk, maar Vlamingen kunnen in zakelijke context zelfs nog veel directer overkomen

Stijl van communiceren is anders: formeler en directer
Wist je bijvoorbeeld dat Vlamingen net even anders communiceren dan wij? In zakelijke context zijn ze vaak wat formeler en zelfs directer, iets wat veel Nederlandse ondernemers verbaast. Nederlanders staan namelijk over het algemeen bekend als een direct volk, dus je kunt je vast wel voorstellen dat Vlamingen in dit geval helemaal direct over kunnen komen. Ook beginnen Vlamingen een gesprek vaak direct over het werk, terwijl Nederlanders een gesprek vaak wat luchtiger openen. Goed om te weten, dus.

Stiptheid en eerlijkheid staan voorop in Vlaanderen
Daarbij is stiptheid en eerlijkheid van groot belang bij Vlaamse ondernemingen. Als ondernemer in Zeeland weet je daar wellicht alles van, want in Zeeland hecht men ook veel waarde aan gemaakte afspraken. Dit betekent niet dat het erg is als je een afspraak niet na kunt komen, zolang je hier maar eerlijk over bent en zolang je ruim op tijd bent. Kom ook altijd met een alternatief, zodat de ander weet wat ze kunnen verwachten.

Plan je eerste ontmoeting altijd fysiek in zakelijke setting
Wat ook niet onbelangrijk is, is om goed te investeren in de onderlinge relatie met Vlaamse ondernemers. Plan bijvoorbeeld de eerste ontmoeting altijd fysiek en dan liefst op locatie bij de Vlaamse partner. Is dit niet mogelijk door bepaalde omstandigheden? Organiseer dan een online meeting die professioneel is, waarbij de setting zakelijk en neutraal is. Let hierbij goed op je taal, zodat jullie elkaar begrijpen. Gebruik bijvoorbeeld geen Nederlands vakjargon als je niet zeker weet dat het ook in het Vlaams voorkomt.

Let op de onderlinge culturele verschillen voor optimale samenwerking

Hoewel Vlaanderen direct aan Zeeland ligt, zijn er toch enkele culturele verschillen waar je rekening mee moet houden. Het is immers een ander land waar je zaken mee gaat doen. Waar we in Zeeland en de rest van Nederland elkaar al gauw bij de voornaam noemen en elkaar al snel tutoyeren, is dat in Vlaanderen anders. Daar is de aanspreekvorm vaak formeel met “heer” en “mevrouw” en de achternaam. In zakelijke contexten wordt er in Vlaanderen verder vaak “u” gebruikt in plaats van “je”, tenzij mensen elkaar al langere tijd kennen. Hiermee tonen ze beleefdheid en respect naar de ander toe, iets dat ze ook terug verwachten.

Onderlinge culturele verschillen komen ook naar voren bij vergaderingen en online meetings. Waar we in Nederland gewend zijn om onze mening te geven en dus aardig direct te zijn, zijn Vlamingen dat niet, ondanks hun directe karakter zakelijk gezien. Echte meningen komen daar vaak pas later, ze zijn meer direct in wat ze zakelijk gezien willen bereiken. In de relatieopbouw met zakelijke Vlaamse partners zal je dit ook merken. Daarom is het raadzaam om altijd formeel te starten. Daarna kun je altijd nog zien hoe de relatie voelt en wat de Vlaamse partner prettig vindt qua zakelijke omgang.

Zo zit het met juridische en fiscale randvoorwaarden in Vlaanderen

Waar je verder rekening mee moet houden, is dat je te maken krijgt met andere juridische en fiscale randvoorwaarden wanneer je met een Vlaams bedrijf zaken gaat doen. Dat geldt voor iedere samenwerking met een bedrijf in het buitenland. Wat je bijvoorbeeld moet weten, is dat Vlaamse bedrijven andere bedrijfsvormen hebben dan wij in Zeeland. Doorgaans zijn ze een NV, BVBA, CVBA of nog in oprichting. Het is goed om de belangrijkste verschillen te leren kennen, zodat je op basis daarvan duidelijke contracten op kunt stellen. Zo weten beide kanten waar ze aan toe zijn en kunnen eventuele fouten voorkomen worden. Een professional, zoals een accountant met ervaring in deze grensoverschrijdende business, kan je hierbij helpen.

Daarbij is het goed om te weten dat zakendoen met een Vlaams bedrijf binnen de EU valt. Dit betekent dat leveringen en onder intracommunautaire leveringen vallen, waardoor je waarschijnlijk werkt met een nultarief. Ook is er sprake van een 0%-facturatie wat betreft de btw. Het is hierbij wel belangrijk om aan de voorwaarden van zulke leveringen te voldoen. Zo moet de ontvanger in Vlaanderen ingeschreven staan als ondernemer, moeten je goederen naar een ander land worden vervoerd en geef je de leveringen op in je Opgaaf intracommunautaire prestaties. Maak hierbij ook altijd gebruik van duidelijke voorwaarden omtrent leveringen en betalingen, zodat je altijd weet waar je verantwoordelijkheid ligt en waar de andere partij verantwoordelijk is.

Wanneer schakel je een professioneel vertaalbureau in bij zakendoen met Vlaamse bedrijven?

Zoals je merkt komt er nogal wat kijken bij een samenwerking met een Vlaams bedrijf, en dit is nog niet eens het enige waar je rekening mee moet houden. Maar: taalkundig gezien zijn bovenstaande tips wel ontzettend handig om mee te nemen in het proces. Hoewel het Nederlands bij zo’n samenwerking de gemeenschappelijke taal is, kan het in sommige gevallen toch echt een aanrader zijn om een Vlaams vertaalbureau in de arm te nemen. Denk bijvoorbeeld aan juridische documenten die moeten worden vertaald of aan contracten, subsidieaanvragen en andere zakelijke documenten. In zo’n geval is het belangrijk om een correcte vertaling te hebben om zo misverstanden te voorkomen.

Woorden in het Nederlands kunnen namelijk net een andere betekenis hebben in het Vlaams. Een vertaalbureau met native speakers die gespecialiseerd zijn in beide talen weten precies hoe ze alles zo helder en correct mogelijk moeten verwoorden. Denk aan het laten vertalen van de website, aan het vertalen van zakelijke documenten zoals contracten en zelfs aan overige marketing en communicatie. Op deze manier vergroot je de kans op een succesvolle samenwerking aanzienlijk en dat is van groot belang. Kortom: zakendoen met Vlaamse ondernemingen is niet moeilijk, maar je moet wel goed voorbereid zijn. Met een duidelijke meerwaarde voor Zeeuwse ondernemers is dit een kans die je eigenlijk niet kunt laten liggen.